З початком повномасштабної війни мільйони українців були змушені залишити країну, часто в екстрених умовах. У багатьох випадках люди не встигли забрати документи або втратили їх під час переїздів. Наявність свідоцтва про народження чи шлюб може знадобитися для отримання статусу тимчасового захисту, оформлення допомоги, легалізації перебування, доступу до освіти дітей, укладення шлюбу або розлучення за місцем нового проживання. Через це питання, пише ІА “ФАКТ”, отримання дублікатів є вкрай актуальним для біженців, які мешкають за межами держави.
Що робити, якщо документ втрачено
Українське законодавство дозволяє отримати повторні документи цивільного стану, включно зі свідоцтвом про народження, шлюб, смерть, розірвання шлюбу чи зміну імені — навіть перебуваючи за межами країни. Залежно від обставин, існує кілька легальних шляхів відновлення документа.
- Через консульство України
Найнадійніший і найбільш передбачуваний шлях — звернення до консульської установи України у країні перебування. Для цього потрібно:
подати письмову заяву встановленої форми;
надати документ, що посвідчує особу;
у разі звернення за документом для іншої особи — нотаріально посвідчену довіреність.
Заява подається особисто, а строк виготовлення дубліката залежить від запитуваного документа й можливості зв’язку з українськими архівами. Документ може бути виданий у паперовій формі безпосередньо в консульстві або пересланий поштою, якщо це передбачено правилами установи. Варто мати на увазі, що консульський збір за таку послугу зазвичай становить від 20 до 45 євро, залежно від країни.
- Через родичів або довірену особу в Україні
У разі якщо у вас є близькі або знайомі, які перебувають в Україні, ви можете оформити нотаріальну довіреність, яка дозволяє їм звернутися до будь-якого відділу ДРАЦС (органу державної реєстрації актів цивільного стану) від вашого імені. Для цього особа має пред’явити:
оригінал нотаріальної довіреності (або її офіційний переклад, якщо вона видана за кордоном);
свій документ, що посвідчує особу;
інформацію про документ, який потрібно відновити (ім’я, дата події, місце реєстрації тощо).
Документ може бути отриманий в паперовому вигляді та відправлений вам поштою (звичайною або кур’єрською), якщо так домовлено з довіреною особою.
- Через застосунок «Дія» (тільки для свідоцтва про народження)
У разі якщо вам потрібна електронна копія свідоцтва про народження, її можна завантажити через застосунок або портал «Дія», якщо відповідні дані вже внесено до Реєстру актів цивільного стану громадян. Однак варто підкреслити: це не є паперовий дублікат і не завжди приймається іноземними органами чи судами як повноцінний документ.
Цей спосіб зручний лише в окремих побутових випадках — наприклад, для підтвердження особи чи віку дитини в системах українських банків або державних сервісів.
- Особисто в Україні через ЦНАП або Мін’юст
Якщо ви тимчасово перебуваєте в Україні, дублікат можна отримати особисто, звернувшись до:
будь-якого відділу ДРАЦС;
Центру надання адміністративних послуг (ЦНАП);
через офіційний сайт Міністерства юстиції України або портал «Дія» для подачі заявки онлайн.
У цьому разі можливий як паперовий, так і електронний формат документа. Послуга зазвичай надається протягом 5–20 робочих днів, залежно від складності запиту та доступності архівних даних.
Важливі застереження
Якщо документ оформлюється через консульство або на підставі довіреності, переконайтеся, що реєстраційний запис справді існує, і вкажіть правильне місце первинної реєстрації.
Нотаріальна довіреність, видана за кордоном, повинна бути апостильована або легалізована, залежно від країни, і в деяких випадках — перекладена українською.
Витрати на оформлення довіреності, пересилання документів та нотаріальні послуги несуть заявники.
Отже, українці за кордоном мають повне право на повторне отримання свідоцтва про народження або шлюб. Це не складна процедура, але вона потребує дотримання формальних вимог: подачі заяви, пред’явлення документів і, за потреби, оформлення довіреності. Оптимальний спосіб залежить від того, де ви перебуваєте, чи маєте довірених осіб в Україні та який саме формат документа вам потрібен — паперовий чи цифровий. Не відкладайте подання заявки, якщо документ потрібен найближчим часом — зокрема, для оформлення легального статусу, допомоги, громадянства або дій у суді.
